Sevkiyat ve Paketleme: e-İrsaliyeye Giden Yol
Sevkiyat, deponun çıkışı ile e-İrsaliyenin girdisinin buluştuğu yerdir. Paket şablonu, kap adedi, taşıma bilgisi ve araç kapıda beklerken yaşanan tıkanmanın sebebi.
Sevkiyat, bir ERP'de iki dünyanın buluştuğu yerdir: deponun fiziksel çıkışı ile mevzuatın belge zorunluluğu.
Bu iki dünya ayrı ayrı kurulduğunda ortaya klasik bir tablo çıkar: mal toplanmış, araç kapıda, şoför bekliyor ve biri e-İrsaliye ekranında kap adedini elle saymaya çalışıyor. Tıkanma sevkiyatta değil, sevkiyattan önceki adımın eksikliğindedir.
Sevkiyatın altı adımı
Sipariş → Toplama → Kontrol → Paketleme → Belge → Araç çıkışıÇoğu işletmede dördüncü adım yoktur; toplanan mal doğrudan araca yüklenir ve belge sonradan düzenlenir. Oysa e-İrsaliyenin ihtiyaç duyduğu verinin büyük kısmı tam da o adımda oluşur.
1. Sipariş → toplama listesi
Sevk edilecek sipariş satırları toplama listesine dönüşür. Liste adres sırasına dizilmelidir; aksi hâlde personel depoyu birkaç kez tarar. Ayrıntı: depo tasarımı.
Bu adımda ayrıca rezervasyon devreye girer: toplanacak mal başka bir siparişe söz verilmişse liste onu göstermemelidir.
2. Toplama
Personel malı raftan alır, barkodu okutur. Okutma iki şeyi doğrular: doğru ürün ve doğru adres. Seri-lot takibi varsa lot bilgisi tam bu anda kaydedilir — sonradan eşleştirme mümkün değildir.
3. Kontrol
Toplanan mal siparişle karşılaştırılır. Küçük işletmelerde gözle, hacim arttıkça ikinci bir okutmayla.
Bu adımın atlanması, sipariş doğruluğunu doğrudan düşürür. Yanlış giden bir sevkiyatın maliyeti (nakliye + iade + itibar) kontrol adımının maliyetinin katbekat üzerindedir.
4. Paketleme — atlanan adım
Mal kaplara yerleştirilir. Burada oluşan veri:
| Veri | Nereye gider |
|---|---|
| Kap adedi | e-İrsaliye zorunlu alanı |
| Kap cinsi (koli, palet, sandık) | e-İrsaliye — GİB paket kodu |
| Brüt ve net ağırlık | e-İrsaliye, navlun hesabı |
| Koli içeriği | Koli etiketi, müşteri mal kabulü |
| Koli barkodu | Sevkiyat takibi, kargo entegrasyonu |
Paket şablonu tanımlıysa bu alanların çoğu otomatik hesaplanır: hangi ürün hangi kaba kaç adet sığar, kabın darası kaç kilo. Şablon yoksa her sevkiyatta elle girilir — ve araç kapıda beklerken girilen veri hatalı olur.
5. Belge
e-İrsaliye düzenlenir. Taşıdığı bilgiler:
- Gönderici ve alıcı bilgileri
- Sevk tarihi ve saati
- Malın cinsi, miktarı, birimi (standart birim koduyla)
- Kap adedi ve cinsi
- Taşıma şekli kodu, teslim koşulu
- Araç plakası, şoför bilgisi
Kritik kural: e-İrsaliye mal yola çıkmadan önce düzenlenip iletilmiş olmalıdır. Sevkiyattan sonra belge kesmek mevzuata aykırıdır ve bir süreç tasarımı hatasıdır.
6. Araç çıkışı ve fatura
Mal çıkar, stok düşer, cari hareket oluşur. Fatura irsaliyeyle birlikte ya da sonradan (toplu faturalama) kesilir.
Neden araç kapıda bekler?
Sevkiyat tıkanmasının sebebi neredeyse her zaman aynıdır: belgeye giden veri, belge anında üretilmeye çalışılır. Tipik senaryolar:
| Belirti | Gerçek sebep |
|---|---|
| Kap adedi elle sayılıyor | Paketleme adımı sistemde yok |
| Ağırlık tahmin ediliyor | Ürün kartında ağırlık tanımlı değil |
| Birim kodu hatası | Stok birimi GİB kod setine eşlenmemiş |
| Alıcı bilgisi eksik | Cari kartta vergi dairesi / adres boş |
| Plaka her seferinde yazılıyor | Araç tanımı yok |
| Belge reddediliyor | Test yapılmadan canlıya geçilmiş |
Bunların hiçbiri sevkiyat anında çözülemez. Hepsi tanım verisi eksikliğidir ve önceden kapatılır.
Paket şablonu nasıl kurulur?
Paket şablonu, "bu ürün bu kaba şu kadar sığar" bilgisidir. Kurulumu basittir, etkisi büyüktür.
Her ürün için gereken minimum veri:
- Birim ağırlık (net)
- Birim hacim ya da boyut (opsiyonel ama navlun hesabı için değerli)
- Standart kap ve o kaba sığan adet
- Kap darası
Bu dörtlü tanımlıysa sistem toplanan miktara bakıp kaç koli çıkacağını, brüt ağırlığın ne olacağını kendisi hesaplar. Operatör yalnızca istisnaları düzeltir.
Nereden başlanmalı: Tüm ürünlere birden tanım girmeye çalışmayın. Sevkiyat hacminin büyük kısmını oluşturan kalemlerle başlayın; kalanlar zamanla tamamlanır.
Koli etiketi
Koli etiketi iki tarafa hizmet eder: sizin sevkiyat takibinize ve müşterinizin mal kabulüne.
İyi bir koli etiketinde bulunması gerekenler:
- Gönderici ve alıcı adı
- Sipariş / irsaliye numarası
- Koli sırası (
2 / 5gibi) - İçerik özeti
- Barkod ya da karekod — koli numarası, gerekiyorsa içerik listesi
Koli sırasının yazılması küçük bir ayrıntı gibi görünür ama eksik koli tartışmalarının çoğunu baştan bitirir.
Kargo ve nakliye entegrasyonu
Parça sevkiyat yapan işletmelerde kargo firması entegrasyonu, sevkiyat süresini doğrudan kısaltır. Beklenen akış:
- Sistem koli bilgisini kargo firmasına gönderir
- Takip numarası ve kargo barkodu geri gelir
- Etiket basılır, koliye yapıştırılır
- Takip numarası irsaliye/siparişe işlenir, müşteriye bildirilir
Entegrasyon yoksa bu döngü kargo firmasının kendi ekranında elle yürür — yani veri iki kez girilir.
Kısmi sevkiyat ve ölçü
Gerçek hayatta sipariş nadiren tek seferde çıkar. Sistemin desteklemesi gerekenler:
- Kısmi sevkiyat: siparişin bir kısmı çıkar, kalan açık kalır
- Kalan miktar takibi: hangi satırdan ne kadar kaldığı sipariş ekranından görünür
- Fazla/eksik sevk toleransı: bazı sektörlerde ±%5 gibi bir tolerans normaldir
- Sevkiyat birleştirme: aynı müşteriye giden birden çok siparişin tek araçla çıkması
Bunlar desteklenmezse süreç Excel'e taşınır ve stok ile sipariş bakiyesi ayrışır.
Ölçülecek göstergeler
| Gösterge | Hesap | Hedef yön |
|---|---|---|
| Sipariş doğruluğu | Hatasız sevk / toplam sevk | %99+ |
| Sevk süresi | Sipariş onayı → araç çıkışı | Azalmalı |
| Zamanında sevk (OTD) | Söz verilen tarihte çıkan / toplam | Artmalı |
| Belge hata oranı | Reddedilen e-İrsaliye / toplam | %1 altı |
| Kısmi sevk oranı | Kısmi çıkan sipariş / toplam | Düşük tutulmalı |
| Araç bekleme süresi | Kapıya varış → çıkış | Azalmalı |
Son satır çoğu işletmede hiç ölçülmez. Oysa nakliyeci bekleme ücreti keser ve süreç sorunları en net burada görünür.
Kendo NX'te durum
Sevkiyat akışı SPM ve WMS modülleri arasında kesintisiz yürür: satış siparişinden toplamaya, paket şablonlarından paketleme fişlerine, oradan irsaliye ve e-İrsaliyeye. Paket şablonları ve paketleme fişleri WMS altında, satış irsaliyesi ve e-Dönüşüm çalışma listesi SPM altında yer alır — modül haritasında ikisi de görülebilir. Aynı veritabanı üzerinde çalıştıkları için paketleme adımında oluşan kap ve ağırlık bilgisi e-İrsaliye ekranına aktarım gerektirmeden gelir.
Özet
- Sevkiyat, deponun çıkışı ile mevzuatın belge zorunluluğunun buluştuğu yerdir.
- Atlanan adım genelde paketlemedir — ve e-İrsaliyenin ihtiyaç duyduğu veri orada oluşur.
- Araç kapıda bekliyorsa sebep sevkiyatta değil, eksik tanım verisindedir.
- Paket şablonu kap adedini ve ağırlığı otomatik hesaplar; en çok sevk edilen kalemlerle başlayın.
- e-İrsaliye mal yola çıkmadan düzenlenmelidir; süreç buna göre kurulmalıdır.
- Araç bekleme süresini ölçün — çoğu işletmede ölçülmeyen ama en açık gösterge budur.
Sık sorulan sorular
Paket şablonu olmadan e-İrsaliye kesilebilir mi?
Kesilebilir, kap adedi ve ağırlık elle girilir. Ancak bu bilgi sevkiyat anında, araç beklerken üretildiği için hata oranı yüksektir ve süreç yavaşlar. Şablon, tek seferlik bir tanım işiyle her sevkiyatı hızlandırır.
İrsaliye ve fatura aynı anda mı kesilmeli?
İkisi de mümkündür. İrsaliyeli fatura tek belgede birleştirir; ayrı kesim, dönem sonunda toplu faturalama yapan işletmeler için uygundur. Belirleyici olan müşteri mutabakat düzeninizdir — ama irsaliye her hâlükârda mal çıkmadan önce düzenlenmelidir.
Kısmi sevkiyatta kalan miktar nasıl takip edilir?
Sipariş satırı kapanmaz; sevk edilen miktar düşülür, kalan açık kalır. Sistemin sipariş ekranında "sipariş / sevk edilen / kalan" üçlüsünü göstermesi gerekir. Bu görünmüyorsa takip Excel'e taşınır.
Koli etiketinde barkod şart mı?
Sevkiyat hacminiz düşükse şart değil. Ancak müşteriniz mal kabulde okutuyorsa ya da kargo entegrasyonunuz varsa barkod zorunlu hâle gelir. Karekod, koli içeriğini de taşıyabildiği için çok kalemli kolilerde avantajlıdır.
Sevkiyat sonrası iade nasıl işlenir?
İade, sevkiyatın aynası olarak çalışmalı: iade irsaliyesi ve iade faturası ile stok geri girer, cari hareket düzeltilir. Seri-lot takibi varsa iade edilen malın lot bilgisi de geri işlenmeli; aksi hâlde izlenebilirlik zinciri kopar.