Özel entegratör mü, doğrudan entegrasyon mu?

Belge hacminiz çok yüksek değilse ve ayrı bir BT ekibiniz yoksa özel entegratör hem daha hızlı kurulur hem daha az bakım gerektirir. Doğrudan entegrasyon; mali mühür yönetimi, GİB servis değişikliklerinin takibi ve kesintisiz çalışma sorumluluğunu tamamen size bırakır.

Entegratör değiştirmek zor mu?

Teknik olarak ERP tarafındaki bağlantı ayarlarının değişmesi yeterlidir. Zorluk arşivdedir: geçmiş belgelerinize erişiminizin ne olacağı sözleşmeye bağlıdır. Bu yüzden çıkış koşulu, giriş koşulundan daha önemlidir.

Bir entegratör tüm belge tiplerini desteklemek zorunda mı?

Hayır. Bazı sağlayıcılar yalnızca e-Fatura ve e-Arşiv sunar; e-İrsaliye, e-Müstahsil ya da e-Defter için ek yetki ve ek ücret gerekebilir. İhtiyaç listenizi baştan çıkarıp kapsamı sözleşmede netleştirin.

Kontör bitince ne olur?

Sağlayıcıya göre değişir: bazılarında belge gönderimi durur, bazılarında ek kontör otomatik faturalandırılır. Ay sonu yoğunluğunda gönderimin durması ciddi bir operasyonel risktir; bu davranışı sözleşme öncesi net olarak sorun.

Test ortamı gerçekten gerekli mi?

Evet. Cari kart eksikleri, birim kodu uyuşmazlıkları ve senaryo hataları ancak gerçek verinizle test edildiğinde ortaya çıkar. Canlıya geçtikten sonra keşfedilen bir birim kodu hatası, kesilen her faturanın reddedilmesi anlamına gelir.

e-Dönüşüm Entegratörü Nasıl Seçilir?

e-Fatura kullanmaya karar verdiniz. Sıradaki soru teknik değil ticari: belgeleri GİB'e kim taşıyacak?

Üç yol var ve aralarındaki fark, aylık faturadan çok daha derin: kesinti anında kimin sorumlu olduğu, ERP'nizin nasıl bağlanacağı ve yıllar sonra sağlayıcı değiştirmenin ne kadar zor olacağı bu kararla belirlenir.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. Yetkili özel entegratörlerin güncel listesi ve yükümlülük hadleri Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayımlanır ve zaman içinde değişir; kesin bilgi için GİB duyurularına ve mali müşavirinize başvurun.

Üç yöntem

	GİB Portal	Özel entegratör	Doğrudan entegrasyon
Belge nereden kesilir	GİB web arayüzü	Entegratörün altyapısı	Kendi sunucunuz
ERP bağlantısı	Yok (elle giriş)	API	GİB servisleriyle doğrudan
Mali mühür yönetimi	GİB'de	Entegratörde	Sizde
Kesinti sorumluluğu	GİB	Entegratör	Siz
Aylık maliyet	Yok	Kontör / abonelik	Altyapı + personel
Kurulum yükü	Yok	Düşük	Yüksek
Kime uygun	Ayda birkaç belge	İşletmelerin çoğu	Çok yüksek hacim, ayrı BT ekibi

GİB Portal

GİB'in kendi arayüzünden elle fatura düzenlemek. Ücretsizdir ama ERP'ye bağlanmaz.

Pratik anlamı şudur: faturayı ERP'de bir kez, portalda bir kez daha kesersiniz. Ayda beş belge kesen bir işletme için katlanılabilir; ayda elli belgede iki sistem arasındaki tutarsızlık kaçınılmaz hâle gelir.

Özel entegratör

GİB'den yetki almış bir servis sağlayıcı, belgelerinizi sizin adınıza taşır. İşletmelerin büyük çoğunluğunun kullandığı model budur.

ERP'niz entegratörün API'sine bağlanır; belge oluşturma, imzalama, gönderme ve durum takibi bu hat üzerinden yürür. Mali mühür entegratörde saklanır, saklama yükümlülüğü onun altyapısında karşılanır.

Doğrudan entegrasyon

Kendi sisteminizi GİB'e bağlarsınız. Aracı yoktur, kontör ödemezsiniz.

Karşılığında mali mühür donanımının yönetimi, GİB servis değişikliklerinin takibi, 7/24 kesintisiz çalışma ve arşivleme yükümlülüğü tamamen sizde olur. Ayrı bir BT ekibi ve çok yüksek belge hacmi olmadan bu maliyet kendini amorti etmez.

Türkiye'deki entegratör piyasası

Türkiye'de GİB'den yetki almış çok sayıda özel entegratör vardır. Bunların bir kısmı bağımsız e-dönüşüm şirketleri, bir kısmı ERP ve muhasebe yazılımı üreticilerinin kendi entegratör kolları, bir kısmı da telekom operatörlerinin kurumsal hizmet birimleridir.

Piyasada uzun süredir faaliyet gösteren ve adı sıkça duyulan sağlayıcılar arasında Uyumsoft, İzibiz, Digital Planet, Veriban, EDM Bilişim, Nes Bilgi, e-Logo, Mikro, Sovos (eski adıyla Foriba), Turkcell ve Türk Telekom sayılabilir. Bu bir tavsiye listesi değil, piyasada karşınıza çıkacak isimlere dair bir çerçevedir — yetkili entegratörlerin güncel ve bağlayıcı listesi GİB tarafından yayımlanır ve yetkiler zaman içinde değişebilir. Seçim yapmadan önce mutlaka güncel listeyi kontrol edin.

Sağlayıcılar arasındaki fark çoğu zaman "e-Fatura gönderebiliyor mu" değildir — hepsi gönderir. Fark, aşağıdaki başlıklarda ortaya çıkar.

Entegratör seçerken sorulacak sorular

Kapsam

Hangi belge tiplerini destekliyor: e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-Müstahsil, e-SMM, e-Defter?
İhracat faturası ve yolcu beraberi senaryoları var mı?
Gelen belge kutusu ve ticari faturada red/kabul yanıtı yönetimi var mı?

Giden tarafa odaklanıp gelen kutusunu ihmal etmek yaygın bir hatadır. Ticari faturada yanıt süresi kaçırılırsa muhasebe kaydı eksik kalır.

Teknik

API belgesi açık ve güncel mi? Test ortamı sağlanıyor mu?
Test ve canlı ortam ayrı ayrı yapılandırılabiliyor mu?
Belge durumu (gönderildi / kabul / red / hata) geri bildiriliyor mu, yoksa yalnızca "gönderildi" mi diyor?
Hata mesajları anlaşılır mı? "Belge reddedildi" ile "alıcı VKN GİB'de kayıtlı değil" arasında

günlerce fark vardır.

Ticari

Fiyatlama kontör mü, abonelik mi, ikisinin karışımı mı?
Kullanılmayan kontör devrediyor mu, yanıyor mu?
Yıllık hacminiz artarsa birim fiyat düşüyor mu?
Sözleşme süresi ve fesih koşulları ne?

Süreklilik ve çıkış

Kesinti geçmişi ve SLA'sı yazılı mı?
Destek kanalı ne, yanıt süresi taahhüdü var mı?
Sağlayıcı değiştirirseniz arşiviniz size veriliyor mu, hangi formatta? Bu soru sözleşme

imzalanmadan sorulmalıdır; sonradan sorulduğunda pazarlık gücünüz kalmaz.

ERP tarafında olması gerekenler

Entegratör ne kadar iyi olursa olsun, ERP tarafı hazır değilse belge oluşmaz. Sisteminizde şunlar olmalı:

Cari kart bütünlüğü. VKN/TCKN, vergi dairesi, adres ve e-posta eksiksiz. En yaygın gönderim hatası kaynağı budur.

Mükellefiyet kontrolü. GİB mükellef listesi düzenli çekilmeli; alıcı e-Fatura mükellefiyse e-Fatura, değilse e-Arşiv kesilmeli. Bu kararı sistem vermeli, kullanıcı değil.

Standart birim kodları. e-Fatura uluslararası kod seti bekler — adet için C62, kilogram için KGM, metre için MTR. Stok kartındaki birim bu kodlara eşlenmemişse belge reddedilir.

GTİP kodları. İhracat faturasında zorunludur; sevkiyat anında aranmamalı, stok kartında hazır olmalıdır.

Belge seri düzeni. 16 haneli, kesintisiz sıra. Eşzamanlı fatura kesen iki kullanıcı aynı numarayı almamalı, iptal edilen numara boşa düşmemeli, yıl dönümünde seri sıfırlanmalıdır.

Tek çalışma listesi. Giden ve gelen belgeler ayrı programlarda değil, satış ve satınalma süreçlerinin içinde izlenmelidir. Ayrı bir e-fatura programı, çift veri girişi ve sürekli mutabakat demektir.

Geçiş sırasında dikkat edilecekler

Test ortamında gerçek senaryolarla deneyin. Kendi cari kartlarınız, kendi ürünlerinizle;

örnek verilerle değil.

Her belge tipini ayrı test edin. e-Fatura çalışıyor diye e-İrsaliye de çalışacak diye bir

kural yok — e-İrsaliyenin kap ve taşıma bilgisi depo süreçlerine bağlıdır.

Red senaryosunu deneyin. Hatalı bir belge gönderip düzeltme akışının nasıl işlediğini görün.
Arşiv erişimini kontrol edin. Bir yıl önceki bir belgeyi kaç tıkla bulabiliyorsunuz?
Geçişi ay başında yapın. Dönem ortasında iki sistem arasında bölünmüş bir belge serisi,

e-Defter tarafında sorun çıkarır.

Kendo NX'te durum

Kendo NX'te e-Fatura (temel ve ticari senaryo), e-Arşiv ve e-İrsaliye aynı çalışma listesinden düzenlenir; gelen belgeler de aynı ekrandan izlenir. Belgenin e-Fatura mı e-Arşiv mi olacağına, alıcının GİB etiketi kontrol edilerek sistem karar verir.

Entegratör firma tanımından seçilir; Turkcell e-Şirket, Uyumsoft, Uyumsoft Kurumsal, İzibiz ve DGN hazır tanımlı olarak gelir. Çok şirketli yapılarda her firma kendi entegratörüyle çalışabilir — birleşme ya da sağlayıcı değişikliği yaşayan gruplar için pratikte önemli bir ayrıntıdır.

Test ile canlı ortam ayrı ayrı yapılandırılır, böylece canlıya geçmeden önce kendi cari kartlarınız ve kendi ürünlerinizle deneme yapabilirsiniz.

Özet

Üç yöntem var: portal (elle), özel entegratör (çoğu işletme), doğrudan entegrasyon (yüksek hacim).
Yetkili entegratörlerin bağlayıcı listesi GİB tarafından yayımlanır; piyasa isimleri değişebilir.
Sağlayıcılar arasındaki fark "gönderebiliyor mu" değil; kapsam, hata bildirimi, fiyat modeli ve

çıkış koşullarındadır.

ERP tarafı hazır değilse hiçbir entegratör kurtarmaz: cari bütünlüğü, birim kodları, seri düzeni.
Sözleşme imzalamadan önce sorun: sağlayıcı değiştirirsem arşivimi hangi formatta alırım?